Günümüz ofis ortamında oyunun adı verimliliktir. Beklenen işin ne kadar sürede teslim edildiği de kazananı belirliyor. Zaman çok önemlidir ve aynı zamanda bir fırsattır. Hepimiz ilerlemeye çalışıyoruz, ancak bazılarımız bu konuda diğerlerini nasıl gölgede bırakıyor?
İşler çok karışık olduğunda temellerine geri dönün diyorlar. Etkileyici bir verimlilik düzeyinin anahtarı, temel iş prensibine dayanıyor. Üretkenlik, akıllı planlama, odaklanmış çabalar ve sıkı çalışmaya olan bağlılığın sonucudur.
Planlayın, Öncelik Verin ve Takip Edin
Her zaman ofise bir eylem planıyla gelin. Günün son 10 dakikasını bir sonraki günün planını yapmaya harcayın. Tüm görevlerinizi listeleyin ve daha sonra önem ve zaman taahhüdü bazında onlara öncelik verin. Zaman yönetiminin Pareto İlkesi, yaptığımız işin% 20'sinin toplam sonucun% 80'ini oluşturduğunu kabul eder. Öyleyse önümüzdeki gün için üç önemli hedefinizi belirlediğinizden emin olun, böylece öngörülemeyen görevlerle meşgul olsanız bile, masanıza geri döndüğünüzde tam olarak neyin üzerine çalışacağınızı bilirsiniz.
Çoğu zaman bir avuç görevle uğraşmaya ve diğerlerini göz ardı etmeye karar veririz. Gerekli görevlerin hepsine önem vermek için, belirlenen tüm görevlere son tarih atadığınızdan emin olun ve onlara sadık kalın. Araştırmalar, insanların sadece %17'sinin zamanın geçişini doğru bir şekilde ölçebildiğini, ayrıca yapılacak işler listenizi gün boyu yanınızda taşımak zor olabilir.
Bu nedenle görevleri listeleme, zaman çizelgeleri planlama, ilerleme ve verimliliği izleme, bir günde en verimli saatlerinizi belirleme özellikleri olan ve yaklaşan son tarihleri hatırlatan zaman takip uygulamalarından faydalanın. Bu tür uygulamalar, sizin işinize odaklanmanızı sağlayan zaman izlemesini kolaylaştırır. Dahası, bulut tabanlı oldukları için nerede olursanız olun onlara erişebilirsiniz.
Aralıklarla Çalışın
İnsanlar, yalnızca belirli bir süre için bir göreve odaklanabilirler. Promodo Tekniğine göre, 25 dakikalık bloklarla ve ardından 5 dakikalık ara ile çalışmanız, zihinsel çevikliğini artırarak sizi daha üretken ve yaratıcı hale getirir ve tükenme ihtimalini azaltır.
Yine yararlı bir verimlilik taktiği de iki dakika kuralıdır. Bu kurala göre, 2 dakika içinde tamamlayabileceğinizi düşündüğünüz bir görevi belirlerseniz, derhal kapatın. Günün sonunda ne kadar çok kazanacağınıza şaşıracaksınız.
Çalışmanızın niteliğine bağlı olarak, çalışmalarınızın kalitesini arttırmak ve kendinizi gün boyunca motive tutmak için bu yöntemleri kullanın.
Dikkatinizin Dağılmasına Engel Olun
Dikkat dağılması, hayatın kaçınılmaz bir parçasıdır ve kısa mesajlardan sosyal medyaya, çay/kahve makinesinin başında sohbetlere kadar her şeyi içerir. Bu dikkat dağıtıcı şeyler oldukça masum görünebilir, ancak çalışma düzeninizin bozulmasına ve verimlilikte anında düşüşe neden olurlar.
Onlardan tamamen kaçamazsınız, ancak onları yönetebilir ve kendi lehinize çevirebilirsiniz! E-postalar çok önemlidir, ancak aynı zamanda bizi iş programımızdan saptırma eğilimindedirler. Bu nedenle, e-postaları kontrol etmek ve cevaplamak için belirli zaman dilimleri belirleyebilirsiniz.
Sosyal medyayı sadece aralarda kullanın. Diğer tüm zamanlarda, üretken temponuzu kullanabilmeniz için tüm bildirimleri kapattığınızdan emin olun.
Dokuz ile beş arasındaki en çok zamanı uzun toplantılar ve telefon görüşmeleri alır. Bu nedenle, toplantılar önceden tanımlanmış zaman çizelgeleri kullanma alışkanlığını geliştirin ve toplantı süresinde çözülemeyen bir konuyu bir sonraki toplantıya erteleyin. Herhangi bir telefon görüşmesi yaparken 10 dakikadan fazla harcamaktan kaçının.
Aynı Anda Birden Fazla İş ile İlgilenmeyin
Çok miktarda iş yükü, aynı anda birden fazla görevi üstlenmemizi sağlar. Bununla birlikte, popüler inancın aksine, birden çok görev gerçekleştirme girişimleri aslında zaman kaybına ve verimliliğin düşmesine neden olur. Bu nedenle, önemli bir görev belirleyin ve bölünmemiş dikkatinizle ona odaklanın.
Birlikte Çalışın
Verimliliğin iki önemli unsuru, hiçbir zaman kaliteden ödün vermemeyi ve taahhüt edilen son teslim tarihlerine bağlı kalmayı da içerir. Bunu tek başına yapmak imkânsız olduğu için ekip arkadaşlarınızdan yardım isteyin. Bu, takım ruhunu ortaya çıkaracak ve çalışma ortamında takdire şayan bir kalite oluşmasını sağlayacaktır. Burada, başarının anahtarı, güven ve iletişimde yatmaktadır. Bu nedenle, işi son başvuru tarihine kadar mümkün olan en iyi şekilde tamamlamak için ekibinizin bilmesi gereken her şeyi yazın. Onlara gerekli tüm araçları ve kaynakları sağladığınızdan emin olun.
Sağlıklı Beden ve Zihin
Normal egzersizler veya meditasyon gibi alışkanlıklar geliştirin çünkü dayanıklılığınız artıracak ve stres seviyeniz düşecektir. Yeterli miktarda uyku vücudunuzun ve beyninizin en iyi kapasitede çalışmasını sağlayacaktır. Ayrıca abur cubur tüketmeyi bırakıp kurutulmuş meyveler, granola çubukları gibi sağlıklı alternatiflere yönelin. Bu sağlıklı atıştırmalıklar, sizi uykulu hissettirmeden, ihtiyaç duyduğunuz enerjiyi sağlar. Ayrıca, şekerli içeceklerden de kaçının. Bunlar sadece kısa bir süre için enerji verirler. Bunun yerine yeşil çay gibi daha sağlıklı ve kalıcı seçenekleri tercih edin. Sadece kafein vermekle kalmaz aynı zamanda sindirimi de kolaylaştırır.