Proje yönetimi yazılımı, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin müşterinin gereksinimlerini tam olarak karşılamalarına, zaman, bütçe ve kapsam kısıtlamalarını yönetmelerine yardımcı olur. Bununla birlikte, mevcut birçok seçenekten doğru aracın seçilmesi kafa karıştırıcı olabilir ve insanlar nereden başlayacağınızı bilmeyebilir. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımının hangi özelliklerinin olması gerektiğini açıklamak isteriz.
Proje Yönetimi Yazılımı Türleri
Online: Farklı endüstrilerdeki birçok küçük ve orta ölçekli işletme artık online proje yönetimi yazılımı kullanıyor. Bu tür yazılımlar bulut tabanlı teknolojiyi kullanır ve uygulama hizmeti sağlayıcıları tarafından bir servis olarak (SaaS) sunulur. Günümüzde bu uygulamalar fonksiyonlarını genişletiyor ve özelliklerini geliştiriyorlar. Bu da kullanıcının seçim sürecini daha da karmaşıklaştırıyor.
Şirket İçi: Genellikle şirketin kendi sunucusunda bulunur ya da veri merkezinde bulunur ve şirketin BT çalışanları tarafından yönetilir. Kurum içi proje yönetimi yazılımına bir örnek, Microsoft Project'tir.
Online Proje Yönetimi Yazılımı Türleri
Basit: Basit bir proje yönetim yazılımı, temel işlevleri kapsayan daha az özelliklere sahip olabilir; ancak bu onları daha aşağı hale getirmez ve aslında başlangıç veya küçük-orta büyüklükteki işletmeler tarafından ihtiyaç duyulan şey olabilir. Bu tür yazılımlara eklenen özellikler, görev yönetimi, ekip çalışması, öğrenme materyalleri, e-posta entegrasyonu ve dosya yönetimidir.
Kapsamlı: Kapsamlı bir yazılım temel proje yönetimi işlevlerini içermekle birlikte görev dizilimi, kaynak yönetimi ve finansal yönetim ve daha gelişmiş bir görev yönetimi gibi daha fazla özelliklere sahiptir. Bu tür bir yazılımı kullanmak da daha pahalıdır. Bununla birlikte, daha doğru tahminler, bağımlılıklar üzerinde daha iyi kontrol ve gerçek zamanlı ilerleme izleme sağlar. Ayrıca kullanımı daha karmaşıktır ve kullanıcılarından daha fazla zaman gerektirir. Daha büyük organizasyonlar ve proje ekipleri onları özellikle daha karmaşık projeler için tercih eder.
Dikkate Alınması Gereken Proje Yönetimi Yazılımı Özellikleri
Olmazsa Olmaz Özellikler
Görev Yönetimi: Tüm süreç boyunca görev yaratma ve bunları yönetme becerisidir. Ayrıca, yazılım, görev bağımlılıklarını ayarlama, daha büyük görevlerden alt görevler oluşturup yönetme, belirli bir saat veya tarihte tekrar etme veya tekrarlama görevi ayarlama ve bir göreve birden fazla kullanıcının atanmasına izin verme yeteneğine sahip olmalıdır. Görev listesini bir elektronik tablo gibi harici bir dosyadan içe aktarma özelliği de görev yönetimi özelliğine dâhil edilmelidir.
Takım Çalışması: Ekip üyelerinin yalnızca iletişim kurmakla kalmayıp iş ile ilgili fikir alışverişi yapmasına izin veren özellik bir zorunluluktur. Uygulama kolayca müzakere oluşturmaya izin vermeli, yapılan yorumları kayıt etmeli, belgeler oluşturmak ve bunları paylaşmaya izin vermeli, kullanıcılar için uyarılar ve bildirimler göndermeli ve bir veya birçok alıcıya özel mesaj gönderilmesine imkân vermelidir.
Öğrenme Materyalleri: Herhangi bir ekip üyesinin bilgisayar yeterlilik seviyesine bakılmaksızın uygulamayı kullanmayı kolayca öğrenebilmesini sağlayacak yeterli materyal olmalıdır. Kullanıcılar eğitim dokümanlarını okuyarak, videoları izleyerek web seminerlerine katılarak yazılımın kullanımını öğrenebilir. Öğrenme süresini kısaltabilen yazılım ayrıca, kullanıcıların gerçek işlerini yapmalarına daha fazla zaman ayırmalarını sağlar.
E-posta Entegrasyonu: Günümüzde e-posta iş dünyasında en yaygın olarak kullanılan iletişim yöntemidir. Bu nedenle e-postayla etkili bir şekilde entegre olabilen bir proje yönetimi uygulaması yüksek değerdedir. Gelen e-mail içindeki bilgi kolayca uygulamaya aktarılabiliyorsa, uygulamalar arasında veri aktarımı süresini en aza indirgeyerek verimliliği önemli ölçüde arttırmıştır. Durum güncellemeleri, yeni görevler veya ilerleme raporları e-postayla önceden tanımlanmış kişilere gönderilebilir.
Doküman Yönetimi: Bir proje yönetimi PMuygulamasında dosyaların ve belgelerin doğrudan yönetimi üçüncü parti bir çözüm kullanmadan veya kullanarak mümkün olmalıdır. Belgelerin güvenli merkezi saklama alanında tutulması, belgeleri görevlere ekleyebilme, yüklenen belgeler için notlar ve yorumlar yapma, sürükle bırak yöntemiyle birden fazla belge yükleme, belgelerdeki dosyaları belge içinde düzenleme ve bunların sürüm denetimi yapma olanağı önemli özelliklerdir. Online proje yönetimi uygulaması, depolama alanını sağlayabilir veya depolama alanı sağlayan üçüncü parti servislerle sorunsuz bir şekilde entegre olabilir.
Mobil: Proje ekipleri genellikle masa başında oturmazlar. Ekip üyeleri bir müşterinin yerinde veya uzak bir şubede çalışmalarını gerçekleştiriyor olabilirler. Bu nedenle, seçilen proje yönetimi yazılımının bir akıllı telefon ile kullanılabilme özelliğinin bulunması çok önemlidir. Bu, yazılımın iOS ve Android mobil cihazlar için API'lara sahip olması gerektiği anlamına gelir.
Oldukça Önemli Özellikler
Üçüncü Parti Entegrasyonları: Temel faaliyetleri ile birçok yazılım zaten diğer sistemleri kullanıyor olabilir. Bazı şirketler için, bir Proje Yönetimi Uygulamasının mevcut üçüncü parti uygulamalara iyi bir şekilde entegre olabilmesi tercih nedeni olabilir. Bunlardan popüler olanlardan bazıları Google Apps, MS Outlook, Salesforce ve Dropbox'tır.
Özelleştirmeler: Müşterilerin uygulama içinde belli miktarda özelleştirme yapmalarını sağlayan bir proje yönetimi yazılımı bazı şirketlerin ilgisini çekebilir. Bu özellik herkes tarafından aranmayabilir, ancak bazıları için belirleyici bir faktör olabilir.
Raporlama: Bu özellik son derece önemlidir, ancak tüm proje yönetimi çözümleri genellikle bu işleve sahiptir. Bununla birlikte, her organizasyonun farklı gereksinimleri vardır ve bu nedenle sadece genel bir hepsi bir arada türünden bir rapor gerektirebilir. Farklı raporlar hatta özelleştirilebilir raporlar sunabilen yazılım kesin bir avantaja sahip olacaktır.
Görev Sürelerinin Planlanması: Bir proje yönetimi yazılımının, görevlere tahmini süre ve teslim tarihi girilmesine, kilometre taşları oluşturulmasına, bağımlılıkların ve kaynakların belirlenmesine imkân vermesi önemlidir. Bazıları için, bu temel bir proje yönetimi işlevidir ve bu nedenle çok önemlidir. Bununla birlikte, basit projelere, kısa süreli veya tekrar eden görevlere veya küçük ekiplere sahip kuruluşlar için bu önemli olmayabilir.
Zaman Yönetimi: Kaynaklarının harcadıkları gerçek zamanını izleyebilen bir proje yazılımı, daha uzun süreli görevleri olan veya çok sayıda kaynağı olan proje ekipleri için değerlidir.
Küçük İşletmelerin Satın Altığı Proje Yönetim Yazılımları
Software Advice tarafından yapılan yeni bir araştırmaya göre, küçük işletmelerin yaklaşık yüzde 46'sı hala projelerini planlamak ve izlemek için manuel yöntemler kullanıyor. Küçük işletmeler hala büyük şirketlere kıyasla ekonominin çoğunluğunu işgal ediyor. Örneğin, ABD'de tek başına, tüm ülke satışlarının yaklaşık yüzde 54'ü küçük işletmelerden geliyor. Bununla birlikte, Software Advice tarafından 385 küçük işletme kullanıcısından edindiği bilgilerle yapılan inceleme, küçük işletmelerin satın almak isteyebilecekleri bir proje yönetimi yazılımının özellikleriyle ilgili ilginç bilgiler ortaya koydu.
Mevcut Tablo
Araştırmaya göre, küçük işletmelerin yaklaşık yüzde 46'sı hala projelerini yönetmek için farklı manuel yöntemler kullanıyor. Bu yöntemlerden bazıları kalem ve kâğıt, e-posta ve elektronik tablolar kullanıyor. İşletme sahipleri, bu yöntemlerin hataya daha yatkın olduklarının farkına vardılar, bu yüzden bu eski yöntemleri değiştirmek için proje yönetimi yazılımı arıyorlar. Katılımcıların yaklaşık yüzde 9'unun muhasebe programları ve zaman takip uygulamaları gibi proje yönetimi olmayan yazılımları kullandıklarını da belirtmek ilginçtir. Bununla birlikte, bunlar, genel görünürlük ve analitik raporların sağlanması gibi projelerini başarılı bir şekilde yönetmek için gerçekten ihtiyaç duydukları özellikleri kapsamaz.
Web Tabanlı Tercihi
Görüşülen küçük işletme sahiplerinin çoğunluğunun ya da yaklaşık yüzde 75'inin, ihtiyaç duydukları proje yönetimi yazılımının nasıl dağıtılması gerektiği konusunda özel bir tercihi bulunmuyor. Bununla birlikte, tercihi belirten dörtte biri açıkça web tabanlı bir dağıtıma sahip olmayı seçti. Web tabanlı yazılımların popülaritesi son birkaç yıldır önemli ölçüde arttı. Aylık abonelik sitemiyle beraber, büyük sermaye giderlerini istemeyen küçük işletmelerin bu seçimi gayet anlaşılabilirdir.
Entegre Yazılım Seçimi
Günümüzde mevcut olan proje yönetimi yazılımları genellikle alanında uzmanlaşan veya entegre yazılım olarak sınıflandırılabilir. Alanında uzmanlaşan, örneğin görev yönetimi gibi belirli bir konuda uzmanlaşmış bağımsız bir uygulamadır. Entegre paketi uygulamaları ise, görev yönetimi, Gantt grafiği oluşturma, zaman takibi gibi iki veya daha fazla işlevselliğe sahip, sunulan uygulamalar kümesidir. Alıcıların yüzde 88'i, projeleri yönetmek için kullanılan farklı platformları asgari düzeyde tutmak için entegre bir paketi seçmeyi tercih ediyor. Uzmanlıktan çok hepsi bir arada yazılıma öncelik verilmektedir.
En Önemli Satın Alma Nedenleri
Ankete katılanların yaklaşık yüzde 98'i ezici çoğunlukla bir proje yönetimi yazılımı istiyorlar. Yüzde 66'lık bölümü zaman takip yazılımı ikinciliği aldı. Bununla birlikte, alıcıların bir proje yönetimi yazılımını neden istemelerinin sebepleri daha çeşitlidir. Yaklaşık yüzde 41'i, aradıklarının verimlilik ve kalitede bir iyileşme olduğunu belirtti. Birçoğunun verimsiz ve hataya eğilimli manuel yöntemlere alternatif arayanlara bakıldığında sonuç yine şaşırtıcı değil. Alıcıların yüzde 32'sinin yakın bir kısmı, daha fazla işlevsellik arıyor ve bu da, işletmenin projeleri yönetmek için aradıkları araçları bulamadığını gösteriyor.
İş Yerindeki Rolüne Göre Alıcılar
Çalışma aynı zamanda alıcıları kendi işlerinde sahip oldukları role göre inceledi. Grafik, alıcıların yüzde 43'ünün proje yönetimi rolü veya BT rolü değil iş liderliği rollerine sahip olduğunu gösterdi. Gerçekten de, üst düzey yöneticiler, bölüm müdürleri, CEO'lar ve proje yönetimi yazılımı satın almakla ilgilenen sahipler vardı. Ancak bu, çalışan sayısı az olan küçük işletmeler için normaldir. Aynı zamanda projeleri sadece proje yöneticilerinin yönetmemesi büyüyen bir eğilimdir. Bu ayrıca, proje yönetimi yazılımının artık endüstrilerde kullanıldığı bir eğilimi yansıtıyor. Grafik ayrıca, alıcıların en büyük ikinci tipinin proje yöneticisi olduğunu ve yüzde 21 seviyesinde olduğunu gösterdi.
Firma Büyüklüğü, Yıllık Gelir ve Sektöre Göre Alıcılar
Software Advice tarafından kullanılan 385 küçük işletme kullanıcısının örneği, 1 ila 50 çalışan arasında bir şirket büyüklüğüne sahip yüzde 64'lük çoğunluktan oluşuyor. Daha az çalışanı olan bir işletme, daha yüksek bir verimlilik derecesi isteyecektir; bu nedenle, web tabanlı, entegre bir proje yönetim yazılımı, bir online yazılımın sadeliği ve ekonomikliği ile geniş bir dizi işlev sunmak için ideal bir seçimdir. Bir sonraki alıcı grubu, büyüme ve genişleme yaşayan bir şirketi tarif edebilecek 101 ila 500 arasında bir çalışan boyutuna sahiptir. Yıllık gelir açısından, alıcıların yüzde 30'u 1 milyon ila 5 milyon dolar arasında bir gelir bildiriyor. Sektör açısından, yüzde 21'i teknoloji sektöründen, yüzde 15'i kamu hizmeti, sanayi ve reklam ve pazarlama sektörlerinden geliyor.
