Tanımı
Proje yönetimi, belirli bir hedefe ulaşmak için kaynakların planlanması, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir. Sahip olunan metot, bilgi, yetenek ve tecrübeler projenin hedeflerine uygun olarak projeye uygulanır.
Proje Nedir?
Bir proje, belirli bir süresi olan, planlanan hedeflere ulaşmak için çalışılan, reel anlamda bir ürün veya fayda oluşturan bir süreçtir. Eğer bir proje planlanan hedeflere belirlenen zaman ve bütçede ulaşabilmiş ise başarılı sonuçlanmış kabul edilir.
Proje yönetiminin ana bileşenleri:
- Projenin neden gerekli olduğunun tanımlanması
- Proje gereksinimlerini belirlemek, proje çıktılarının kalitesini belirlemek, kaynak ve zaman tahminleri yapmak
- Yatırımı meşrulaştırmak için iş gerekçeleri sıralamak
- Kurumsal anlaşma ve finansman sağlamak
- Proje için yönetim planı geliştirmek ve uygulamak
- Proje ekibine liderlik etmek ve ekibi motive etmek
- Projedeki değişimleri, riskleri ve çıkan problemleri yönetmek
- Kaydedilen aşamayı gözlemlemek ve plandakiyle karşılaştırmak
- Proje bütçesini yönetmek
- Hissedarlar ve projeyi yapan kurum ile iletişimi sağlamak
- Tedarik yönetimi
- Gerekli durumda projeyi kontrollü bir şekilde sonlandırmak
Proje yönetimi ne zaman kullanılır?
Projeler sıradan işlerden farklıdır, projede çalışacak kişilerin spesifik bir proje konusu üzerine odaklanmasına ihtiyaç duyulur. Sonuç olarak, ekip çalışması başarılı bir projede en önemli noktadır.
Proje yöneticileri, projedeki farklı işlerin yönetiminden ve kaynakların hedeflere ulaşmak için kullanılmasından sorumludur. İşin nasıl yönetildiği birçok farklı faktöre bağlı olabilir.
İşin boyutu, önemi ve karışıklığı açık olarak belirleyici faktörlerdir. Küçük bir ofisi taşımak veya olimpiyat düzenlemek temelde aynı ilkelere sahiptir ancak çok farklı yönetim teknikleri gerektirir.
Hedeflerin yapısını incelemek karara varmak için iyi bir yöntemdir.
Hedefler, ürünler (örn: yeni bir yönetim binası), sonuçlar (örn: çalışanların farklı merkezlerden yeni yönetim binasına nakledilmesi), faydalar (örn: azalmış taşıma ve tesis yönetim giderleri) veya stratejik hedefler (örn: organizasyonun hisse bedelini üç yılda iki katına çıkarmak) olarak sıralanabilir.
Proje yönetimi neden kullanılır?
Etkili bir proje yönetimine yatırım yapmak hem projeyi düzenleyen kuruluşa hem de projede görev alan kişilere faydalı olabilir.
Bu faydalar:
- Amaçlanan sonuçlara ulaşma ihtimalini arttırmak
- Etkili ve en uygun fiyatlı kaynak kullanımını sağlamak
- Proje paydaşlarının birbirinden farklı ihtiyaçlarını karşılamak