0850 885 01 50
hello@dprotein.com
Proje Yönetiminde Zaman Takibi

Zaman Takibi Proje Yönetiminde Neden Çok Önemlidir?

Etkili zaman yönetimi

Etkili zaman yönetimi, projenin başarı ile tamamlanması için çok önemlidir. Ancak günlük görev dağılımında da önemli bir rol oynamaktadır. Günlük görevlerin nasıl zamanlanacağını ve nasıl organize edileceğini bilmek etkinliği ve verimliliği önemli ölçüde artırabilir. İş yükünü eşit olarak dağıtmanızı ve daha gerçekçi hedefler belirlemenizi sağlar.

Elbette, bunlar, kaliteli zaman izlemenin sadece bazı belirsiz faydalarıydı ve daha cazip bir durum yaratmak için bu konuyu daha da keşfedeceğiz. Bu makalede, bir proje yönetiminde zaman izlemenin neden önemli olduğunu ve nasıl daha iyi iş performansı sağladığını örnekleyeceğiz.

Neden önemlidir?

İdeal verimliliğe ulaşmanın önündeki en büyük engellerden biri de "zaman harcayıcılar"dır. Aslında bunlar gerçekten çok yaygındır ve biz de zamanımızı boşa harcamaya meyilliyiz. Ancak zamanın satın alınamayacak bir kaynak olduğunun farkına varırsak, sıkı bir programla ilerlediğimizde boşa zaman harcama olasılığı düşecektir.

Maalesef, tüm görevleri acil olarak işaretleyerek zaman çizelgesini sıkıştırmak gerçekten stresli bir ortam yaratacaktır, bu yüzden bu kesinlikle bir çözüm değildir. Temel olarak zaman yönetimi becerisi önemlidir, çünkü çalışanlar için stresli olmaması ve aynı zamanda verimsizliği önleyen çözümler oluşturmanıza izin verir.

Etkili Zaman Yönetimi

Etkili zaman yönetimi 2

Stanford'dan yapılan bir araştırma, daha fazla mesai yapan kişilerin aslında daha fazla işe yaramadığını ortaya koydu. İyi zaman yönetimi, zamanın etkin bir şekilde kullanıldığı anlamına gelir ve bunu nasıl yapabileceğinize dair bazı yöntemler vardır.

Dikkat dağıtmaktan kaçının - İşimizi yaparken için büyük ölçüde internete güveniyoruz, ancak görevlerin çoğunun çalışanların e-postalarını veya sosyal ağlarını sürekli kontrol etmelerini ve komik gif'leri veya videoları izlemelerini istemiyoruz. Başka bir deyişle, ekibinizin bazı çevrimiçi platformları kullanması gerekiyorsa, onlara erişmesi gerekir; ancak dikkat dağıtıcı diğer web siteleri engellenmelidir.

Öncelikler listesi - Yapılacak listeleri, belirli görevlerin önemini sunmanın çok iyi bir yoludur. Bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, ayrıntılı talimatların yanı sıra belirlenen son tarihleri içeren yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, bu konuda gerçekten iyi olabilmek ve proje için iyi tarihler tasarlamak için zaman yönetimini enerji yönetimi olarak görmeniz gerekir.

Pareto ilkesini veya Eisenhower yöntemini kullanarak, iş gücünüzün enerjisini tam olarak kullanacak bir zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz. Fikir, zamanımızın veya enerjimizin %20'sini kullanarak ürettiğimiz işin %80'ini bulabildiği, diğer bir deyişle sonuçların %80'ini verebilecek görevlerin %20'sine öncelik vermenizdir.

Zamanı doğru tahmin etmek - Proje yönetim araçlarını kullanarak projenin tamamlanması için gereken süreyi de izleyebilirsiniz. Doğru kestirimlerin alınabilmesi için, kısıtlamaların yanı sıra, projeye atanmış kişilerin verimliliğini engelleyen veya geliştiren diğer faktörleri de dâhil etmeniz gerekir. Bu şekilde, son teslim tarihlerini bulabilir ve çalışanlarınızı zorlamayacak bir plan organize edebilir ve de her şeyi zamanında bitirmesi için motive edebilirsiniz.

Memnuniyet Verimi Etkiler

Zaman yönetimi uzmanları, işgücünde çok fazla stres oluşturmamakla birlikte projelerin zamanında bitirilmesini sağlayacak bir çalışma programı hazırlama yeteneğine sahiptir. Temel olarak, ekibinizin işlerinden tatmin olmasına ve en düşük yatırımla mümkün olan en iyi sonuçları elde etmenize olanak veriyorsunuz.

Bu ayrıca, çalışanlarınıza ek iş vermek istediğinizde veya işlerinin kalitesini iyileştirmesini isteyeceğiniz zaman size daha fazla esneklik kazandıracağından düzgün bir ilerleme eğrisine izin verecektir. Ekibiniz bu şekilde çalışmaya ayak uydurduğu zaman "Daha fazlasını yapabilirim ve daha iyi yapabilirim" demelerine bir engel kalmaz.

Programınıza aşırı yük bindirirseniz, ekibiniz programa sadık kalmakta zorlanacak ve beklentilerinizi karşılamadıklarını hissediyor olacaklar.

Gelecekteki Projelerin Üstesinden Gelmek İçin Daha İyi Gözetim

Etkili zaman yönetimi 3

Sonuçta, iyi zaman yönetimi becerileri ile teslim tarihlerinin kaçırılması veya projelerin teslim edilememesi olasılığınızı hafifletirsiniz. Bir projenin başarısız olmasının başlıca nedenlerinden biri projenin kapsamının net olarak kavranamaması veya kapsamda yapılan değişikliklerdir.

İyi yöneticiler, planlama yetenekleri sayesinde, zaman yönetimiyle bunu nasıl engelleyeceklerini bilirler. Ayrıca plan, engel teşkil edebilecek beklenmedik sorunlara yer bırakacak şekilde tasarlanmalı, bu nedenle son tarih asla her şeyin planlandığı gibi olacağı varsayımıyla ayarlanmamalıdır.

Toparlayacak olursak, zaman yönetimi becerileri işinizin birden fazla öğesini doğrudan etkileyecektir. İlk olarak, ekibin motivasyonunu, daha az stresli kalmasını ve verimliliğini en üst düzeye çıkarmanızı sağlar. Ayrıca projelerinizi zamanında teslim edememe olasılığını azalttığından, daha pozitif ve sürekli büyüyen bir başarı oranına sahip olmanızı sağlar.

Son olarak, şirketiniz için daha gerçekçi hedefler belirlemeniz gerekir; Çünkü çalışanlarınızın saate karşı yarışmasını sağlayarak olumsuz ve stresli bir ortam yaratırsınız.

DAVID MILLER - 19 Haziran 2017
Orijinal Makale: Why Time Tracking Is Paramount in a Project Management Setting

Oylama için yıldızlara tıklayın

  • 2 oy - 40% beğenme

Yorumlar